Menyusun Laporan Group Travelling Pakai Google Spreadsheet

Laporan group travelling -Pada suatu kesempatan blog walking di antara teman di grup Indonesia Corners, seorang teman notice bahwa ternyata saya kalau jalan-jalan sering ramai-ramai, alias group traveling. Saya malah baru menyadari, ternyata saya belum pernah solo travelling. Teman saya itu soalnya pusing kalau jalan rame-rame. Ternyata saya kalau pergi minimal ya jalan berdua suami.
Dulu sebelum menikah bagaimana? Lhah engga ada cerita zaman dulu perempuan kemana-mana sendiri. Orang tua saya ortu siaga bakalan menyiapkan escort kayaknya deh…

Travel Groups Budget

Menelisik ke belakang, saya mulai jalan-jalan bareng teman-teman tuh tahun 2009. Wah iya, sepuluh tahun yang lalu yah. Waktu itu dalam suatu kumpul-kumpul teman seangkatan sejurusan kuliah, terbersit yuk jalan-jalan cewek-cewek semua, kemana gitu.
Kenapa engga ngajak cowok-cowok?
Ingin saja, cewek-cewek group travelling, pergi bareng kan ya, melepaskan diri dari kerutinan. Dari 75 teman seangkatan di program studi Teknik Arsitektur waktu itu, 14 di antaranya perempuan.

Pertama kali kami jalan-jalan bareng ke Hong Kong-Macau, kemudian dua tahun kemudian ke Hanoi, lalu berikutnya ke Kamboja. Waktu itu kami mengatur sendiri perjalanan dari dan pulang ke Indonesia. Namanya pergi berombongan begini, berarti ada hal-hal yang harus diatur bersama dan dikoordinasikan,yaitu:

1 – Waktu

Di antara kami waktu itu ada yang masih bekerja kantoran, ibu rumah tangga, mengajar, dan freelancer. Bagi yang kerja kantoran, harus dicek jatah cuti, sedangkan yang mengajar harus dicek jadwal di kampus, dan yang freelancer pastikan job-job ke klien sudah beres. Kalau ibu rumah tangga, ya pastikan nanti rumah beres ketika ditinggal.

2 – Jadwal

Setelah berunding, maka disepakati kami berangkat hari Kamis dan pulang hari Selasa. Pertimbangannya bagi yang bekerja, akan perlu cuti hanya 4 hari. Sehingga masih ada sisa hari cuti tahunannya untuk dipakai travelling ke tempat lain.

3 – Budget

Pengaturan bugdet untuk laporan group travelling jalan-jalan terutama ke luar negeri terbagi menjadi beberapa pos pengeluaran.

• Air Fare

Air Fare adalah biaya pesawat terbang. Silakan disepakati bersama, apakah tiket pesawat akan dicari sendiri-sendiri, atau memesan melalui biro perjalanan. Dalam beberapa hal, memesan tiket melalui biro perjalanan kadang bisa murah karena rombongan. Sejak ada OTA (online travel agent), seringkali tiket pesawat berburu masing-masing.

• Akomodasi

Waktu ke Hong Kong kami ber-11. Di Hong Kong kami mencari apartemen, karena biayanya lebih murah daripada memesan hotel. Sedangkan di Macau kami membooking hotel. Waktu ke Hanoi, kami bersembilan, sebagian menginap di rumah Riri, teman yang bertugas di negara ini, sebagian lagi di hotel.

Heritage Village Pingshan

Heritage Trail St. Paul’s Church Ruins

@ Halong Bay – Vietnam

@Angkor Wat – Cambodia

@Marco Polo Phinisi – Taman Nasional Komodo

• Konsumsi

Untuk perjalanan yang diatur sendiri harus diperhitungkan berapa biaya makan sehari 3X di suatu negara. Zaman sekarang lebih mudah mencari informasi tempat kuliner di suatu tempat termasuk informasi halal atau tidaknya. Sukur-sukur, sih, ada saja, di antara kami yang mau menraktir kami serombongan.

• Transportasi

Transportasi adalah transportasi dalam kota suatu negara. Waktu di Hong Kong kami kemana-mana naik MRT, kadang-kadang naik taxi. Untuk taxi harus diperhatikan batas maksimum yang diizinkan. Beberapa negara menetapkan maksimum 4 orang per mobil.

• Biaya Tour

Ada beberapa tempat yang kita harus membayar biaya masuk ke obyek wisata tertentu. Misalnya Museum, Teater setempat, atau ke obyek wisata tertentu.

• Biaya Komunikasi

Biaya komunikasi bisa dipilih membeli kartu provider telepon dan internet di negara tujuan atau membawa modem dari Indonesia. Sekarang ini ada sistem sewa modem wifi JavaMifi. Saya baru akan mencobanya di bulan Desember ini.

• Biaya Tak Terduga dan lain-lain

Biaya tak terduga silakan diatur sendiri tiap peserta, tidak ada angka pasti. Ada yang lebih suka membawa uang cash mata uang setempat, ada pula yang lebih suka memakai kartu kredit. Perhatikan pula nilai tukar di negara setempat. Waktu ke Macau, nilai mata uang negara tersebut tak begitu laku. Jadi lebih baik jangan bawa pulang ke Indonesia. Demikian juga waktu kami ke Vietnam, nilai tukar Rupiah ternyata lebih tinggi daripada Dong. Biaya tak terduga ini menolong banget misalnya ada kejadian tak terduga di lokasi wisata.

Google Spreadsheet

Pertama kali menggunakan Google Spreadsheet waktu saya turut terlibat sebagai copy writer sebuah produk susu. Waktu itu anggota kami ada beberapa orang dalam satu tim, dan harus menuliskan materi dan diunggah ke Google Drive.

Ide ini saya sampaikan ke teman-teman di group travelling, dan mereka setuju. Apalagi kami merencanakan perjalanannya berbulan-bulan sebelumnya dan mayoritas menginginkan dibuat skema menyicil. Kami pun menunjuk salah seorang teman membuka rekening khusus jalan-jalan dan kami tinggal transfer ke rekening tersebut. Nanti teman yang sudah transfer tinggal screen shoot ATM dan update mandiri ke tabel Google Spreadsheet. Kolom-kolom tabel bisa ditambahkan dengan kolom cicilan bulanannya. Sedangkan baris tabel diisi dengan nama teman-teman plus foto juga boleh.

Tabel ini pun saya pakai untuk data base teman-teman. Saya tinggal membuat tabel kosongnya, antara lain nama, alamat, nomor paspor, tanggal kadaluarsa, dan nama ahli waris terkait dengan asuransi perjalanan. Silakan teman-teman isi sendiri secara online.

Cara ini cukup praktis, kalau ada teman yang tanggal kadaluarsa paspornya mepet, saya tinggal mengingatkan supaya segera perpanjang paspor. Waktu kami ke Cambodia menggunakan agen travel untuk pemesanan tiket, jadi saya tinggal memberikan tabelnya saja ke agen. Hanya satu-dua teman yang membeli tiket sendiri, karena alasan extended, pulangnya mau mampir ke mana dulu.

Cara ini saya terapkan lagi, ketika kami jalan-jalan ke Flores. Waktu itu perjalanan kami ada yang landed-tour dan cruise dengan phinisi. Ada yang ikut dua-duanya, ada yang landed-tour (perjalanan darat) saja. Tentu saja, biayanya berbeda antara yang ikut semua atau ikut sebagian. Memakai tabel spreadsheet di laporan group travelling jadi terpantau semua, siapa biayanya berapa, cicilan sudah sampai mana.

google spreadsheet

Apakah kalau jalan-jalan sendirian atau solo traveller juga membuat tabel seperti ini? Sepertinya sih tidak. Mungkin sebatas menabung dan membuat pos-pos pengeluaran saja. Teman-teman yang sering jalan-jalan bagaimana? Membuat catatan pengeluaran juga?

Bandung, 3 Desember 2019